Optimisez la Gestion de Vos Appels avec un Réceptionniste Virtuel
Votre temps est précieux et celui de vos clients l’est tout autant. Ne les faites plus attendre ! Les services de réceptionniste virtuel sont la solution idéale pour simplifier la gestion de vos appels.
Ces services représentent un atout majeur pour toute entreprise souhaitant réduire ses coûts de personnel tout en augmentant sa productivité. En confiant la gestion des appels à un réceptionniste virtuel, vous libérez votre temps et pouvez vous concentrer sur le cœur de votre activité et les défis cruciaux de votre entreprise.
Cet article vous guide à travers les meilleures options de réceptionnistes virtuels, afin que vous puissiez répondre à tous vos appels, même lorsque vous êtes indisponible.
Explorons ensemble ce sujet en détail.
Qu’est-ce qu’un Service de Réceptionniste Virtuel ?
Les appels téléphoniques sont un canal essentiel pour toute entreprise, que ce soit pour répondre aux questions de clients ou pour améliorer la génération de prospects. Gérer ces interactions est crucial et ne peut être négligé, même lorsque vous êtes accaparé par vos opérations quotidiennes.
Les grandes entreprises ont souvent recours à une réceptionniste à temps plein pour traiter les appels entrants et le service client. Cependant, pour les petites entreprises aux ressources limitées, l’embauche d’une réceptionniste en interne peut représenter une charge financière importante.
C’est là qu’interviennent les services de réceptionnistes virtuels, offrant une alternative flexible et économique.
Les réceptionnistes virtuels sont des professionnels qui accueillent vos appelants et prennent connaissance du motif de leur appel. Ils acheminent ensuite les appels vers les membres de votre équipe les plus aptes à répondre, améliorant ainsi l’expérience client.
La plupart de ces services proposent une assistance 24h/24 et 7j/7 pour les appels et SMS entrants, vous assurant qu’aucun appel important n’est manqué.
Pourquoi Choisir un Réceptionniste Virtuel ?
L’intérêt d’engager un réceptionniste virtuel est une question individuelle, dépendant de vos priorités. Préférez-vous un membre d’équipe interne ou externaliser cette fonction ?
Si les grandes entreprises ont généralement un service de réception dédié, ce n’est pas le cas des petites entreprises ou des start-ups. Pour réduire les coûts opérationnels, opter pour un service de réceptionniste virtuel est souvent la solution la plus judicieuse.
Voici quelques-uns des principaux avantages d’un tel service :
- Image Professionnelle : Accueillir vos clients avec un message personnalisé et professionnel laisse une impression durable et inspire confiance.
- Économique : Les réceptionnistes virtuels sont moins onéreux et ne nécessitent pas d’engagement sur le long terme. Vous pouvez mettre en place rapidement un service de réponse aux appels adapté à vos besoins.
- Gestion Client Améliorée : Les réceptionnistes virtuels sont formés pour gérer efficacement les appels et les demandes des clients. Ils sont experts dans la gestion de diverses situations, ce qui contribue à l’efficacité de votre entreprise.
- Personnalisation : Les services de réceptionnistes virtuels vous offrent la possibilité de personnaliser vos règles de transfert d’appel, votre message d’accueil et d’autres aspects de votre communication professionnelle.
- Disponibilité : Contrairement aux réceptionnistes internes, les réceptionnistes virtuels peuvent répondre à vos appels 24h/24 et 7j/7, assurant une couverture continue pour votre entreprise.
- Intégrations : Les services de réceptionnistes virtuels s’intègrent facilement à vos outils de communication comme Slack, Hubspot, G Suite ou Microsoft Teams.
Maintenant que vous avez un aperçu des avantages, passons en revue quelques options de services de réceptionniste virtuel.
ReceptionHQ
ReceptionHQ est un leader mondial, plébiscité par les petites entreprises pour gagner du temps et optimiser leurs opérations. Leurs services de réceptionniste virtuel incluent une réponse en direct 24h/24 et 7j/7, ainsi que la gestion des appels entrants, emails et SMS. Ils peuvent également prendre en charge les appels sortants, la planification de rendez-vous et l’envoi de rappels.
ReceptionHQ gère un volume important d’appels pour les entreprises américaines, surtout pendant les heures de pointe. Ils proposent un service bilingue, sans obligation contractuelle, avec une période d’essai de 7 jours.
Yodel.io
Yodel.io est une entreprise de réceptionniste virtuelle établie depuis plus de 15 ans. Vous pouvez opter pour un système IVR (réponse vocale interactive) automatisé ou une réceptionniste humaine travaillant à distance. Yodel se distingue par ses systèmes IVR intelligents, son filtrage d’appel et son intégration avec des outils tels que Hubspot, Zendesk, Intercom et Slack.
Ils proposent un essai gratuit sans engagement. Si vous souhaitez poursuivre après l’essai, plusieurs formules sont disponibles en fonction de vos besoins.
Sauterelle
Grasshopper est une option idéale si vous souhaitez utiliser un numéro de téléphone distinct et recevoir des appels où que vous soyez. Il offre un numéro de téléphone virtuel pour répondre aux appels sur votre ordinateur ou appareil mobile. Vous préservez ainsi votre numéro personnel et restez concentré sur vos tâches.
Ils proposent un essai gratuit de 7 jours sans engagement.
MaRéceptionniste
MyReceptionist offre des services de réception virtuelle et d’assistance pour garantir une disponibilité professionnelle 24h/24 et 7j/7, à un coût inférieur à l’embauche d’une réceptionniste en interne. Vous bénéficiez de tous les avantages d’un accueil personnalisé, pour gérer vos appels entrants, planifier des rendez-vous et des réunions, et organiser vos déplacements, sans les contraintes d’un recrutement traditionnel.
MyReceptionist propose différentes formules en fonction du temps hebdomadaire ou mensuel dont vous avez besoin pour gérer vos appels.
Rubis
Ruby Receptionists met à votre disposition une assistance téléphonique professionnelle en utilisant l’intelligence artificielle pour gérer les appels entrants des entreprises du monde entier. Ils peuvent répondre aux questions sur votre entreprise, interagir avec vos clients et planifier des rendez-vous.
Ruby vous offre une application mobile pour suivre en temps réel la gestion de vos appels et SMS. Vous pouvez facilement synchroniser vos agendas grâce aux intégrations de calendrier.
De la conversation
Conversational s’adresse aux entreprises qui ont besoin d’un service de réceptionniste virtuel complet ou qui gèrent plusieurs sites et souhaitent centraliser la gestion des appels entrants.
Les trois piliers de Conversational sont la gestion de l’accueil, le routage des appels et la gestion de la messagerie vocale, complétés par un planificateur de rendez-vous en ligne et une plateforme de marketing par e-mail.
De plus, vous pouvez intégrer Conversational à vos systèmes téléphoniques existants comme Microsoft Lync ou Cisco Jabber.
Force de réponse
AnswerForce est une solution complète de réceptionniste virtuelle, qui permet de gérer les appels entrants avec un service disponible 24h/24 et 7j/7. Vous bénéficiez d’un tableau de bord personnalisable pour visualiser et gérer les appels depuis un emplacement unique.
AnswerForce peut être intégré avec un système IVR, comme IVRX ou Intercom, pour un contrôle plus précis de l’accueil des appelants.
RépondreConnecter
AnswerConnect est une entreprise spécialisée dans les services de réceptionniste virtuel depuis 2001. Ils sont reconnus par le Better Business Bureau et l’Association nationale des femmes professionnelles, entre autres.
AnswerConnect offre le choix entre deux types de réceptionnistes virtuels : Live Chat et Instant Messaging (IM), ce qui vous permet de sélectionner l’option la plus adaptée à vos besoins.
Que vous soyez un employeur, un propriétaire d’entreprise ou une personne souhaitant simplement déléguer la gestion de ses appels, AnswerConnect s’adapte à vos exigences.
Logiciel d’assistance
Helpware propose un service de réceptionniste virtuel pour les PME, incluant la prise de rendez-vous, le transfert d’appel, la messagerie vocale et l’assistance par e-mail.
Helpware est une solution web qui vous permet de gérer les appels entrants où que vous soyez, à tout moment. Vous pouvez également configurer des réponses automatisées ou ajouter des options comme un standard téléphonique pour optimiser la gestion des interactions avec vos prospects.
Abbie
Abbie, proposé par Zendesk, est un service de réceptionniste virtuel pour gérer les appels entrants, e-mails et chats. Vous pouvez automatiser les réponses aux demandes clients concernant les commandes ou les délais de livraison.
Abbie vous alerte également lorsqu’un nouveau client s’inscrit à votre newsletter et vous permet d’envoyer un message de remerciement aux clients qui laissent des commentaires sur leur expérience.
ArgentPenny
Moneypenny est un fournisseur de services de réponse téléphonique 24h/24 et 7j/7, présent au Royaume-Uni et aux États-Unis depuis 2000. Vous pouvez choisir parmi des professionnels dédiés qui seront formés pour gérer les appels de votre entreprise, le chat en direct, les transferts d’appels, et assurer les intégrations CRM et calendrier.
Vous pouvez mettre à jour votre disponibilité sur leur portail pour gérer les appels programmés et consulter l’historique des appels et messages.
Mot de la fin
En résumé, il est essentiel d’établir une relation de confiance avec vos clients.
Il est primordial de donner le bon ton dès le début de chaque appel, afin d’éviter de donner l’impression aux clients d’être traités par un système automatisé impersonnel.
Choisir l’une des entreprises de réceptionnistes virtuels de cette liste vous permettra de professionnaliser l’image de votre entreprise et d’optimiser la gestion de vos demandes.
Nous espérons que cet article vous a éclairé sur la façon dont les services de réceptionniste virtuel peuvent vous aider à vous concentrer sur la croissance de votre entreprise sans vous soucier des tâches administratives.
N’hésitez pas à consulter notre liste des meilleures solutions d’assistance informatique pour limiter l’impact des problèmes sur vos activités.