L’importance des tableaux de bord des ventes pour les entreprises
Les opérations commerciales sont essentielles pour toute entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur d’activité.
Toutefois, il arrive que les responsables des ventes soient submergés par des processus de vente complexes et des données dispersées, rendant difficile l’extraction d’informations pertinentes.
Cependant, cette situation change dès lors que l’on intègre un tableau de bord des ventes.
Un tableau de bord des ventes permet de suivre, de surveiller et d’analyser les données de vente provenant de diverses plateformes, le tout dans une interface unique et visuellement claire.
Pour faciliter encore davantage ce processus, de nombreux outils de tableaux de bord de vente sont disponibles.
Cet article vous guidera à travers la création d’un tableau de bord des ventes à partir de zéro, abordera les indicateurs clés de performance (KPI) et explorera les meilleurs outils pour optimiser la productivité et l’efficacité de votre équipe commerciale.
Comment élaborer un tableau de bord des ventes efficace
La création d’un tableau de bord des ventes implique des étapes interdépendantes. Il est donc crucial d’éviter les raccourcis lors de sa conception.
Voici un guide simple et progressif pour vous aider à créer votre tableau de bord des ventes.
Étape 1 : Définir les objectifs financiers
Réfléchissez un instant : quels sont vos objectifs de revenus à la fin du trimestre ? Un chiffre précis doit vous venir à l’esprit.
Discutez avec votre conseil d’administration pour définir un objectif commun. Il est impératif d’éviter les suppositions ou les intuitions lors de la fixation de ces objectifs financiers.
L’objectif final, sur lequel l’ensemble de l’équipe doit s’accorder, doit couvrir les dépenses de R&D et d’exploitation, tout en laissant une marge pour le développement de l’entreprise.
Étape 2 : Choisir les indicateurs clés alignés sur vos objectifs
Commencez par identifier les statistiques de vente que vous souhaitez suivre. Posez-vous des questions fondamentales, telles que :
- Quels indicateurs votre équipe commerciale examine-t-elle régulièrement ?
- Certains indicateurs sont-ils plus cruciaux que d’autres ?
- Quels KPI utilisez-vous pour évaluer les performances de votre équipe ?
- Votre entreprise comporte-t-elle une ou plusieurs équipes de vente ?
Les réponses collectives à ces questions vous permettront d’affiner votre sélection d’indicateurs et de vous concentrer sur les éléments essentiels.
Étape 3 : Déterminer les cas d’utilisation du tableau de bord
Il n’existe pas de tableau de bord des ventes universel. Il est donc essentiel de s’assurer que vos KPI correspondent aux différents cas d’utilisation.
Par exemple, le tableau de bord permettra-t-il aux commerciaux d’évaluer leurs progrès par rapport aux objectifs ? Ou les responsables commerciaux l’utiliseront-ils pour identifier les meilleurs vendeurs du trimestre ?
Voici un bref questionnaire pour identifier les cas d’utilisation les plus importants de votre tableau de bord :
- Qui utilisera le tableau de bord ? Commerciaux, managers, ou cadres ?
- À quelle fréquence sera-t-il consulté ? Quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement ?
- Quelles informations les utilisateurs souhaitent-ils y trouver ?
Étape 4 : Choisir un logiciel de tableau de bord des ventes (SaaS)
L’époque où il fallait passer des heures à créer un simple tableau de bord des ventes est révolue.
De nombreuses entreprises SaaS proposent des solutions de suivi et de tableaux de bord KPI, sans nécessité de code, avec des visuels attrayants et des performances rapides.
Cependant, tous les fournisseurs de tableaux de bord ne se valent pas. Il n’existe pas d’outil universel. Lors de la sélection d’un fournisseur, assurez-vous que le logiciel inclut au moins les fonctionnalités suivantes :
- Un ensemble de modèles de tableaux de bord prédéfinis et des options de visualisation des données
- Des intégrations avec des applications tierces et des sources de données
- Une intégration et une collaboration d’équipe fluides
- La facilité de création et de partage de rapports en déplacement
Avant d’investir, examinons les avantages des tableaux de bord de vente.
Pourquoi un tableau de bord des ventes est-il indispensable ?
#1. Une prise de décision améliorée
Les tableaux de bord des ventes donnent aux équipes un accès aux données et aux informations en temps réel, leur permettant ainsi de prendre des décisions éclairées rapidement.
La centralisation des données permet aux commerciaux d’identifier plus facilement les tendances et les schémas, pour des décisions basées sur des faits qui amélioreront leurs résultats globaux.
#2. Une augmentation des performances commerciales
Grâce à l’accès en temps réel aux données et informations, les tableaux de bord des ventes permettent aux commerciaux de suivre leurs performances et leurs progrès vers les objectifs fixés.
Cette visibilité permet d’ajuster les stratégies de vente, d’identifier les opportunités et de prendre des mesures pour améliorer les performances globales.
#3. Une collaboration d’équipe améliorée
Les outils de tableau de bord des ventes offrent des fonctionnalités de collaboration intégrées pour les équipes, favorisant le travail synchrone et la prise de décision commune.
De plus, cela encourage la transparence car chaque membre de l’équipe peut suivre les progrès des autres, identifier les besoins de soutien et collaborer pour atteindre les objectifs fixés.
#4. De meilleures prévisions
Les tableaux de bord des ventes permettent aux équipes d’identifier les tendances et les schémas utiles pour des prévisions de ventes précises. Cela permet aux commerciaux d’anticiper les performances futures et de planifier en conséquence, ce qui facilite l’atteinte, voire le dépassement, des objectifs.
#5. Une amélioration de la gestion de la relation client
Les tableaux de bord fournissent des informations précieuses sur les comportements, les préférences et les habitudes d’achat des clients.
Ces données peuvent être utilisées pour développer des stratégies de vente efficaces, adapter les messages à des segments de clientèle spécifiques et améliorer l’expérience client, conduisant ainsi à une satisfaction et une fidélisation accrues.
Les indicateurs de vente à suivre impérativement
Examinons maintenant les indicateurs de performance suivis régulièrement par la plupart des organisations.
Indicateur #1. Croissance mensuelle des ventes
La croissance mensuelle des ventes est une mesure de la variation en pourcentage du chiffre d’affaires d’un mois à l’autre.
Croissance mensuelle des ventes = (Ventes du mois actuel – Ventes du mois précédent) / Ventes du mois précédent * 100
Indicateur #2. Durée moyenne du cycle de vente
Ce KPI mesure le temps moyen entre le premier contact avec un prospect et la conclusion d’une vente. Réduire la durée du cycle de vente est essentiel pour gagner en transparence et accélérer les ventes. De plus, cet indicateur permet d’évaluer l’efficacité du processus de vente.
Durée moyenne du cycle de vente = Nombre total de jours pour conclure toutes les ventes / Nombre total de nouvelles opportunités
Indicateur #3. Marge bénéficiaire moyenne
La marge bénéficiaire moyenne est un indicateur financier qui mesure la rentabilité d’une entreprise en calculant le pourcentage de profit généré par rapport à son chiffre d’affaires. Il mesure le profit réalisé sur chaque euro de vente.
Marge bénéficiaire moyenne = (Revenu total – Dépenses totales) / Revenu total
Indicateur #4. Ventes par représentant
Les ventes par représentant mesurent le nombre de ventes générées par chaque membre de l’équipe commerciale sur une période donnée, contribuant aux ventes globales.
Ventes par représentant = Ventes totales / Nombre de ventes effectuées par représentant
Indicateur #5. Valeur à vie du client (CLV)
La valeur à vie du client est une mesure prédictive qui estime le revenu total qu’un client générera pendant sa relation avec l’entreprise.
Valeur à vie du client = Marge brute % * Taux de rétention * Revenu moyen par client
Indicateur #6. Coût d’acquisition client (CAC)
Le CAC mesure le coût engagé pour acquérir de nouveaux clients, y compris les coûts des activités de vente et de marketing visant à transformer des prospects en clients.
Coût d’acquisition client = Coût total des ventes et du marketing / Nombre total de clients acquis
Indicateur #7. Pourcentage d’affaires conclues
Il s’agit d’une mesure axée sur les résultats, calculant le pourcentage de prospects convertis en clients sur une période donnée.
Pourcentage d’affaires conclues = (Nombre d’affaires conclues / Nombre de propositions commerciales) * 100
Maintenant que vous savez quels KPI suivre et pourquoi, il est temps d’explorer les outils disponibles pour créer vos tableaux de bord.
Geckoboard
Geckoboard est un outil de suivi et de tableaux de bord KPI qui s’intègre à plus de 80 sources de données.
Fonctionnalités
- Geckoboard permet d’extraire rapidement des données à partir de feuilles de calcul, de bases de données, via des intégrations Zapier et une API personnalisée.
- Des filtres de données intégrés permettent de sélectionner les indicateurs et les plages exactes souhaitées pour créer des cartes KPI personnalisées.
- L’outil propose un personnalisateur intuitif de type « glisser-déposer » pour redimensionner, réorganiser et regrouper facilement toutes les données du tableau de bord.
- Le partage du tableau de bord est simple via un lien intelligent ou des captures d’écran partagées sur les canaux Slack et par e-mail.
- La fonctionnalité d’affichage sur écran permet de diffuser les tableaux de bord en direct dans les bureaux, favorisant ainsi la transparence et l’émulation entre les commerciaux.
Le tableau de bord des ventes de Geckoboard offre une vue d’ensemble complète des indicateurs liés aux ventes, permettant aux directeurs commerciaux de rester informés en permanence.
monday.com
monday.com permet de visualiser les données de vente via des tableaux de bord attrayants.
Fonctionnalités
- Des outils de collaboration intégrés permettent d’attribuer, de hiérarchiser et de partager des tâches avec les membres de l’équipe.
- Des tableaux de bord personnalisés peuvent être créés à l’aide de widgets prédéfinis tels que des chronologies, des calendriers et des graphiques, pour suivre efficacement les progrès.
- Les tâches redondantes peuvent être automatisées, laissant aux commerciaux plus de temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée.
- L’outil s’intègre parfaitement avec des applications tierces populaires comme Shopify, Mailchimp, Gmail et Gsheets.
Parmi les clients de Monday.com figurent des marques mondiales telles que Coca-Cola, Canva et EA Games.
Smartsheet
Smartsheet est une plateforme de gestion de travail collaborative permettant aux équipes commerciales de rationaliser leurs processus et d’améliorer leur productivité.
Fonctionnalités
- Une interface conviviale permet aux responsables commerciaux de gérer les sprints, les ressources et de coordonner un nombre illimité d’équipes simultanément.
- L’analyse prédictive permet d’obtenir des prévisions de ventes précises en temps réel et de fixer des objectifs réalistes.
- L’outil facilite la gestion des processus complexes d’engagement client, la rationalisation des processus de vente et la création d’un pipeline de vente transparent.
- Un système d’intégration client sécurisé est mis en place, avec un contrôle et une gestion de niveau entreprise.
La plateforme permet aux équipes de vente de gérer les prospects, de suivre leur pipeline, de collaborer et d’analyser les données de vente. Elle fournit des modèles personnalisables pour la gestion des prospects et des opportunités, ainsi que des fonctionnalités avancées de création de rapports et d’analyse.
Wrike
Wrike est une plateforme de gestion du travail tout-en-un, avec une solution efficace de tableau de bord des ventes.
Fonctionnalités
- L’outil s’intègre avec plus de 400 applications populaires, avec des options d’intégration personnalisées pour les utilisateurs avancés.
- Un générateur de widgets intégré permet de créer des indicateurs personnalisés et de visualiser les données en temps réel, particulièrement utile dans les situations urgentes.
- Les tableaux Kanban permettent de suivre les progrès, de créer des calendriers, de planifier des échéances et de partager facilement les mises à jour.
- La plateforme offre une collaboration d’équipe fluide sur les projets, avec des fonctionnalités telles que les commentaires, le partage de fichiers et les @mentions.
Wrike est utilisé par plus de 20 000 organisations dans le monde, dont Google, SnowFlake et Nickelodeon.
Salesforce Sales Cloud
Sales Cloud est une plateforme complète de gestion de la relation client (CRM) proposée par Salesforce.
Fonctionnalités
- La gestion des prospects et des opportunités est simplifiée avec des pipelines personnalisables, un routage automatisé des prospects et une notation des prospects.
- Des tableaux de bord hautement personnalisables permettent de suivre, de surveiller et d’analyser les performances de l’équipe de vente en temps réel.
- Un outil de prévision des ventes intégré aide les équipes à prévoir leurs performances et à créer des projections de ventes précises.
- La collaboration sur les affaires est facilitée par des outils de partage d’informations, comme Chatter, qui fournit une messagerie en temps réel, le partage de fichiers et la gestion des tâches.
Sales Cloud est un outil incontournable pour les équipes qui cherchent à réduire leurs coûts sans nuire à la productivité ou aux résultats.
Klipfolio
Klips by Klipfolio permet de créer des tableaux de bord de vente personnalisés.
Fonctionnalités
- Une vaste bibliothèque d’indicateurs de vente prédéfinis et de modèles de tableaux de bord personnalisés accélère le processus de création.
- L’outil s’intègre avec plus de 130 services de données et permet l’importation de données client à l’aide de l’option REST/URL.
- Un éditeur Klip intégré permet de consolider et de rationaliser les données complexes à l’aide de formules, de filtrage et de tri.
- Des options de personnalisation avancées sont disponibles, incluant des composants de modèle HTML, CSS et Javascript.
Les tableaux de bord construits avec Klips offrent un accès en temps réel aux données de vente et la possibilité de présenter les performances via des éléments de visualisation de données précis.
Datapine
Datapine est un outil de business intelligence basé sur le cloud qui fournit des analyses et des rapports de vente robustes pour aider les entreprises à prendre des décisions basées sur les données et à définir la bonne cible pour les commerciaux.
Fonctionnalités
- Une interface intuitive de type « glisser-déposer » permet de créer des tableaux de bord et des rapports interactifs.
- L’outil propose des analyses de données et des rapports en temps réel, couvrant tous les aspects, des prévisions de ventes aux rapports sur les performances des employés.
- Des options avancées de visualisation des données, telles que les cartes thermiques, les graphiques en entonnoir et les nuages de points, aident les utilisateurs à mieux comprendre leurs données de vente.
- Des connecteurs de données automatisés permettent d’importer des données depuis plusieurs sources, avec une connexion simplifiée à Salesforce et d’autres outils CRM.
Databox
Avec plus de 20 000 clients, Databox est un outil d’analyse commerciale et de tableaux de bord populaire auprès des équipes marketing et commerciales.
Fonctionnalités
- Plus de 70 intégrations natives sont disponibles, ainsi que des connexions à la base de données SQL, Zapier et Gsheets, permettant un flux fluide de données.
- Un outil de conception de tableau de bord intégré permet de créer des tableaux de bord KPI de vente rapidement et sans code.
- Les objectifs peuvent être fixés et les progrès visualisés. Des alertes sont envoyées automatiquement lorsque les indicateurs dépassent ou baissent les seuils définis.
- La fonction d’affichage sur écran permet de partager les tableaux de bord en direct dans les bureaux, lors de conférences ou de réunions d’équipe.
La plateforme propose également une application mobile dédiée, permettant de suivre, de mesurer et d’analyser les performances en déplacement.
SimpleKPI
Comme son nom l’indique, SimpleKPI aide les équipes commerciales à analyser leurs données grâce à des tableaux de bord clairs et attrayants.
Fonctionnalités
- Une galerie de tableaux, de graphiques, de classements et de widgets facilite la création de tableaux de bord de vente faciles à lire.
- La fonction d’exploration « vers le bas » et « vers le haut » permet d’analyser les données à tous les niveaux et de comparer les tendances sur différentes périodes.
- Des outils de suivi et de fixation d’objectifs permettent aux entreprises de fixer des objectifs réalistes et de suivre leurs progrès.
- Des fonctionnalités de génération et de partage de rapports permettent de créer et de partager des rapports dans différents formats, notamment PDF, Excel et PowerPoint.
L’interface intuitive de SimpleKPI réduit le temps nécessaire aux responsables commerciaux pour analyser les performances de l’équipe.
Datapad
Datapad est une plateforme mobile de suivi et de tableaux de bord KPI, permettant aux responsables commerciaux de surveiller les performances en déplacement.
Fonctionnalités
- La personnalisation de l’apparence des tableaux de bord et des rapports est simple avec un outil « glisser-déposer », sans nécessité de code.
- La plateforme s’intègre avec des sources de données populaires telles que Google Analytics, MySQL Database, Shopify et Facebook Ads.
- Une fonctionnalité de collaboration d’équipe intégrée permet de discuter en temps réel depuis l’application.
- Des alertes en temps réel et des notifications push peuvent être définies pour les KPI. La gestion basée sur les rôles permet de contrôler qui peut afficher ou modifier les tableaux de bord.
La plateforme est entièrement gratuite et est prise en charge par une application mobile très réactive.
Conclusion
En conclusion, les outils de tableau de bord de vente ne sont que des tableaux de bord. Plusieurs fonctionnalités utiles sont proposées par chaque outil.
Nous avons couvert les principales fonctionnalités de tous les outils présentés. Bien que certaines fonctionnalités soient communes, chaque outil répond généralement aux besoins et aux exigences spécifiques d’une entreprise.
Il est donc essentiel de choisir l’outil qui vous semble le plus adapté pour optimiser l’efficacité de votre équipe commerciale et aider les responsables à approfondir leurs analyses pour identifier les points de blocage dans l’entonnoir des ventes.