Les outils de suivi de présence des employés ont rapidement supplanté les méthodes traditionnelles, grâce à leur maniabilité en tout temps et en tout lieu.
Finie l’époque où l’on tenait un registre papier ou un tableur Excel pour contrôler l’assiduité des employés. Désormais, ces derniers pointent en ligne, sans intervention physique, tandis que les responsables suivent les déplacements de leurs équipes via leur smartphone. Un avantage certain pour tous.
Explorons comment ces applications de suivi de présence sont des outils précieux pour la gestion des opérations au sein d’une organisation.
Flexibilité
Il arrive que les employés doivent travailler en dehors du bureau, que ce soit à domicile ou en déplacement pour des réunions. Dans ces situations, il est difficile de suivre leurs activités. Ces applications permettent aux employés d’enregistrer leurs heures de travail, et aux responsables de gérer les plannings.
Précision
Ces solutions permettent de limiter les erreurs manuelles et d’enregistrer le temps avec une grande précision.
Productivité
Les outils de suivi de présence diminuent le temps consacré à la gestion administrative liée à la surveillance des heures des employés. Ils automatisent les tâches fastidieuses telles que la gestion des documents papier et des pointages.
Rapports de présence
L’application permet de visualiser les rapports pour chaque tâche réalisée ou attribuée. Les données centralisées offrent une meilleure compréhension des performances et du parcours des employés.
Intégration
Ces solutions peuvent être intégrées à divers matériels tiers, comme les pointeuses ou les systèmes biométriques. Les politiques de présence sont personnalisables et adaptables à vos besoins spécifiques.
Suivi en temps réel
Souvent hébergées dans le cloud, ces applications offrent un suivi en temps réel de la localisation de votre personnel.
Passons en revue certains des meilleurs outils de suivi de présence des employés.
Clockify
Clockify est un logiciel de suivi des temps qui permet à vous et à vos équipes de surveiller les heures de travail sur différents projets. Son accès est illimité et gratuit. Les données se synchronisent automatiquement en ligne et sont accessibles depuis tous types d’appareils.
Fonctionnalités
Suivi du temps : Le suivi peut être manuel ou automatique. Le programme utilise un chronomètre en mode minuteur ou permet l’ajout manuel d’heures après coup.
Gestion des feuilles de temps : Visualisez la valeur de vos semaines de travail en quelques instants grâce à une feuille de temps. Élaborez un plan de tâches et suivez le temps total par jour et par activité.
Gestion de projet et d’équipe : Cette fonctionnalité permet d’identifier les points de focalisation de votre équipe et la répartition du temps. Il est également possible de partager ou de télécharger des rapports aux formats PDF, Excel ou CSV.
Zoho People
Zoho People offre une solution efficace pour centraliser les tâches administratives RH. Elle permet la gestion de la base de données des employés, des temps et des congés, des performances, des voyages et de la paie.
Fonctionnalités
Gestion des congés : Zoho People permet l’enregistrement et le suivi de tous les types de congés, qu’il s’agisse de formations, de vacances ou de congés maladie. L’analyse des schémas de congés permet de maintenir l’efficacité de vos employés.
Gestion des présences : Il est possible de suivre les heures d’arrivée et de départ des employés depuis n’importe quel endroit avec l’application cloud de Zoho People. La géolocalisation permet également le pointage sur les appareils mobiles. Les responsables peuvent définir des limites d’adresse IP pour réguler les heures et lieux de pointage.
Suivi du temps : Zoho People propose une fonctionnalité de suivi du temps permettant de contrôler les tâches et les localisations des employés. Il est ainsi possible de vérifier l’efficacité des équipes et d’augmenter leur productivité globale.
Évaluation des performances : Cet outil permet d’évaluer les compétences et les performances des employés, qui participent également au processus pour garantir son efficacité.
Jibble
Jibble est une application cloud qui simplifie la gestion du temps, le suivi des employés et des présences. Son interface intuitive facilite le suivi du temps au sein des équipes Slack et Microsoft.
Fonctionnalités
- Déverrouillage de l’application par reconnaissance faciale.
- Surveillance de la localisation et des heures de travail grâce au GPS.
- Utilisation de codes PIN pour le pointage afin de limiter les erreurs humaines.
L’application propose une formule gratuite pour un nombre illimité d’utilisateurs. Les formules payantes débutent à 2$/utilisateur par mois.
QuickBooks
QuickBooks est un système de gestion du temps et de présence idéal pour les entreprises mobiles, telles que celles avec du personnel à distance ou en déplacement. Il simplifie le suivi des heures de travail hors des locaux de l’entreprise.
QuickBooks est accessible via un navigateur mobile ou web. Les utilisateurs peuvent ainsi pointer leur arrivée et départ, consulter leur planning et demander des congés.
Les entreprises avec du personnel à distance ont besoin de systèmes pour s’assurer que leurs employés se trouvent au bon endroit au bon moment. Le suivi GPS en direct de QuickBooks répond à ce besoin. La géolocalisation permet de définir des zones où les employés doivent pointer leur arrivée et départ.
QuickBooks offre aux managers la possibilité de créer des plannings, de communiquer avec les employés, de valider les demandes de congés, d’envoyer des rappels de pointage et de modifier les codes des tâches.
QuickBooks offre un suivi des tâches plus complet que la plupart de ses concurrents. Il permet de suivre l’avancement des projets et de comparer les estimations aux dépenses réelles. L’outil facilite aussi l’envoi de messages, le suivi de l’état et des coûts des projets.
Il s’intègre avec des logiciels tiers pour transférer les données de suivi du temps vers votre logiciel de paie et de comptabilité.
Buddy Punch
Buddy Punch offre plusieurs fonctionnalités de gestion du temps et de présence qui permettent aux entreprises de respecter leurs politiques internes et les lois du travail. Par exemple, le calcul automatisé des heures supplémentaires, les pauses automatiques, les captures webcam lors du pointage sont autant d’outils qui limitent la fraude et assurent l’exactitude des relevés de temps et de paie.
Vous pouvez vous assurer que vos employés respectent les règles en limitant les pointages à des heures ou des jours spécifiques. Vous pouvez aussi bloquer certaines adresses IP et appareils. La fonction de géolocalisation assure le pointage aux bons endroits pour le personnel mobile.
Buddy Punch simplifie les enregistrements de temps et de présence grâce à des flux d’approbation, des autorisations de responsable. Il s’intègre également aux systèmes de paie et de comptabilité afin de réduire les erreurs administratives.
Buddy Punch propose des rapports personnalisables afin de visualiser les données de présence et de temps. Le logiciel intègre également des alarmes, des rappels et des notifications pour vous tenir informé de la présence de vos employés.
TrackSmart
TrackSmart est une solution adaptée aux petites entreprises de divers secteurs, comptant jusqu’à 100 employés.
C’est un outil efficace pour suivre les congés, les heures de travail et les autres jours d’absence. Cette solution web conviviale comprend des fonctionnalités telles que les calendriers de suivi de présence et les feuilles de temps pour les employés.
Il reprend toutes les fonctions des formulaires papier, mais est enrichi de demandes de congés automatisées, de déclarations, d’archivages et d’outils d’approbation.
Fonctionnalités
- Gestion des absences
- Gestion du calendrier
- Suivi FMLA
- Suivi des heures supplémentaires
- Portail libre-service
- Feuilles de temps
- Suivi des vacances/congés
Les forfaits annuels démarrent à 169 $ par an. Des essais gratuits sont également disponibles. Cet outil basé dans le cloud est idéal pour les propriétaires d’entreprise, les professionnels des RH et les managers. Il aide également les entreprises à suivre les heures supplémentaires.
factoHR
factoHR est un fournisseur mondial de solutions de gestion de la main-d’œuvre, au service de plus de 1 000 clients et d’un million d’employés. L’entreprise s’engage à fournir un haut niveau de soutien à ses clients, considérant les relations à long terme comme la meilleure méthode pour développer son activité.
Fonctionnalités
Sa fonction de suivi des présences propose des fonctionnalités telles que la collecte automatique des données en temps réel, le calcul des retards, des avances et des heures supplémentaires. Les autres fonctionnalités de gestion de présence incluent :
- Intégration biométrique
- Pointage en ligne
- Gestion des congés
- Gestion des feuilles de temps
factoHR s’appuie sur plus de vingt ans d’expertise et compte des clients dans divers secteurs. Il a été reconnu comme le meilleur fournisseur de logiciels RH de l’année par le World HRD Congress, pour sa solution répondant aux besoins fondamentaux des entreprises de différents domaines d’activité.
MyAttendanceTracker
MyAttendanceTracker permet de suivre la présence des étudiants depuis n’importe quel appareil, grâce à une configuration personnalisable.
Fonctionnalités
Carnet de notes intégré de l’élève : Il est possible d’inclure des évaluations entièrement personnalisables pour chaque classe afin de conserver les notes de la même manière que les enregistrements de présence.
Communication enseignant/parent : Informez automatiquement les parents en cas d’absences, de changements de notes ou de problèmes de comportement, par SMS ou e-mail (individuel, par classe ou à l’échelle de l’école).
Tableaux de bord des notes : Consultez les données relatives aux classes et aux élèves (mesures simples) ainsi que des rapports personnalisés afin d’obtenir des informations plus détaillées sur les performances.
Compatible avec tous les appareils : L’enregistrement des données est possible depuis un smartphone ou une tablette. L’application a été conçue pour fonctionner aussi bien sur petit que grand écran.
Suivre les progrès des élèves : Chaque classe possède sa propre page de présentation pour faciliter la création et le suivi des évaluations, contrôler les progrès, ajouter ou supprimer des élèves et prendre des notes.
Task Hours
Créez des comptes employés pour votre personnel avec Task Hours. Ils peuvent télécharger l’application de bureau, se connecter et suivre leurs activités. Le système de hiérarchie de rapports améliore le contrôle à tous les niveaux de l’entreprise.
Fonctionnalités
Suivi du temps automatisé : Le suivi du temps de votre client de bureau et la génération de feuilles de temps sont automatiques et en direct. Finis les longs formulaires à remplir ou la précipitation pour compléter les feuilles de temps générées manuellement. Les membres de votre équipe peuvent se concentrer sur leurs tâches principales.
Capture d’écran automatisée : Surveillez les activités grâce à la capture d’écran automatisée. Les écrans ne sont enregistrés que lorsque des actions sont enregistrées. Cela fonctionne aussi hors ligne ! Il n’y a pas d’enregistrement des heures d’ordinateur personnel, donc pas de problèmes de confidentialité.
Feuilles de temps manuelles : Les membres de votre équipe peuvent enregistrer manuellement leur temps s’ils n’utilisent pas le client de bureau Task Hours durant leurs tâches. Vérifiez et approuvez les temps rapportés.
Analyses intelligentes : Les analyses intelligentes de Task Hours permettent d’identifier les comportements et les zones de productivité des employés, des informations essentielles lors de la prise de décisions liées aux RH.
Rapports robustes : Les rapports flexibles permettent de suivre et d’analyser l’efficacité et les performances des membres de l’équipe, en ciblant chaque minute de productivité et de temps perdu. Vous pouvez ainsi identifier les contributeurs à la croissance de votre entreprise.
Notifications intelligentes : Vous serez notifié à chaque démarrage, fin ou arrêt de tâche. Task Hours rappellera automatiquement aux membres de votre équipe de l’utiliser. Recevez les feuilles de temps quotidiennes dans votre boîte de réception. Un outil d’information très efficace.
Assistance en direct : L’équipe d’assistance en direct a toutes les réponses nécessaires sur les fonctionnalités de Task Hours. Si vous avez besoin d’aide pour utiliser une fonction, contactez le support en direct pour obtenir une réponse rapide. L’assistance par e-mail est disponible le week-end.
Timenotes
Timenotes est une application de suivi des présences simple et intelligente. Elle permet de suivre la présence et le travail de vos employés, et évite l’utilisation de feuilles de temps papier en enregistrant et stockant les informations pour vous.
Quel est le processus ? Lors de leur inscription, les employés sélectionnent la tâche et complètent les informations requises. Ensuite, les rapports permettent d’afficher les journaux de travail et de les exporter au format souhaité.
Il est ainsi possible de suivre les présences et congés, d’identifier qui travaille sur quoi, les bénéfices engendrés et le montant des salaires à verser.
Fonctionnalités
Personnalisable : Les nombreuses options de personnalisation de Timenotes permettent de l’adapter aux besoins de vos employés et de votre entreprise.
Rapports et tableaux de bord : Créez des filtres et sélectionnez des plages horaires de présence afin de télécharger des fichiers aux formats Excel, PDF et CSV. Créez des rapports pour la facturation, la paie ou la gestion en quelques clics.
Suivi des congés : Assurez-vous de la présence des employés en consultant les congés prévus. Gérez facilement la présence et validez les demandes d’absence.
Suivi en temps réel : Suivez les journaux liés au travail et les activités en temps réel en quelques clics.
En guise de conclusion
Une compréhension approfondie de la gestion du personnel et du processus est essentielle pour créer une culture où le personnel se sent valorisé et soutenu. Il faut être en mesure d’évaluer les performances, de gérer les tâches quotidiennes et d’obtenir des observations pour élaborer un plan d’action.
Les outils de suivi de présence font tout cela, vous fournissant les informations nécessaires pour renforcer votre culture d’entreprise et faire avancer votre organisation.
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