10 meilleurs systèmes de gestion des subventions pour les organisations à but non lucratif [2023]

L'adoption d'un système de gestion des subventions performant fluidifie l'ensemble du processus de financement et facilite l'obtention de subventions pour les organisations à but non lucratif et les bailleurs de fonds.

Les subventions représentent une source de financement essentielle pour les organisations à but non lucratif. Ces fonds sont indispensables pour mener à bien diverses missions, qu'il s'agisse de couvrir les dépenses de fonctionnement, les coûts de démarrage, les salaires du personnel ou encore l'acquisition de nouvelles technologies.

Cependant, le cycle de vie complet, de la recherche de subventions à la finalisation de la demande, peut s'avérer complexe et chronophage.

C'est là qu'un système de gestion des subventions devient indispensable.

Examinons quelques-uns des meilleurs logiciels de gestion des subventions pour les organisations à but non lucratif, afin de vous aider à choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des subventions ?

Un logiciel de gestion des subventions a pour objectif de simplifier et de gérer l'ensemble du processus d'attribution et de gestion des fonds. De la découverte, la priorisation et la rédaction des demandes, jusqu'à la conformité réglementaire, le suivi financier et la finalisation des subventions, ce type de logiciel accompagne les organisations à but non lucratif à chaque étape.

Ces outils permettent aux organisations de centraliser toutes leurs propositions de subvention et de gérer efficacement chaque phase du processus. Ils aident également à suivre l'avancement de chaque étape et à développer un portefeuille de subventions solides.

Les logiciels modernes de gestion des subventions offrent des fonctionnalités avancées, notamment l'aide à la recherche de différents types de subventions, leur collecte et leur demande. Ils s'inspirent également des fonctionnalités des logiciels de collecte de fonds, facilitant ainsi l'identification d'opportunités de subventions qui correspondent aux critères de votre organisation.

Ces logiciels intègrent les outils et les fonctionnalités nécessaires pour vous accompagner tout au long du processus, de la préparation à l'obtention de la subvention souhaitée. Il existe une multitude de solutions de gestion de subventions disponibles en ligne, proposées seules ou dans le cadre de suites logicielles de collecte de fonds, vous offrant ainsi un large éventail de choix.

Avantages d'un logiciel de gestion des subventions

Les avantages d'un logiciel de gestion des subventions sont les suivants :

#1. Identification accrue de subventions

Un logiciel de gestion des subventions vous présente toutes les subventions disponibles. Il vous évite la recherche manuelle et met en évidence celles qui correspondent le mieux à vos critères.

#2. Processus optimisé

Les organisations à but non lucratif s'appuient fortement sur les logiciels de gestion des subventions car ils simplifient l'ensemble du processus de demande. Ces outils centralisent tous les documents, les ressources et les modèles, ce qui vous permet de les réutiliser ou de les adapter aux exigences de chaque subvention. Le processus est ainsi accéléré, vous évitant de passer des heures sur les demandes.

#3. Réduction des problèmes liés aux délais

La gestion manuelle des délais de demande de subvention peut être complexe et entraîner des oublis. Grâce à un logiciel de gestion des subventions, vous ne manquerez aucune échéance, car il peut vous envoyer des alertes et hiérarchiser les tâches.

#4. Augmentation des chances de succès

L'utilisation d'un logiciel de gestion des subventions dans votre système augmente les chances de réussite de vos demandes. Ce type d'outil analyse tous les éléments essentiels de vos propositions et met en évidence les points à corriger ou à supprimer.

#5. Amélioration de la communication d'équipe

L'intégration de ce type de logiciel par les organisations à but non lucratif favorise une meilleure communication entre les demandeurs et les donateurs, car les deux parties peuvent collaborer et suivre toutes les activités. Grâce au système centralisé, vous pouvez assigner des tâches aux différents membres de l'équipe, leur permettant d'y accéder facilement.

Comment fonctionne un logiciel de gestion des subventions ?

Un logiciel de gestion des subventions est conçu pour vous accompagner efficacement à chaque étape du processus de gestion.

Source: Gauri

• Découverte des subventions : Il commence par identifier les bailleurs de fonds et les subventions qui correspondent à vos besoins et aux critères de votre organisation.
• Identification du bailleur de fonds : Le logiciel vous aide ensuite à rechercher et identifier le bailleur de fonds susceptible de financer votre organisation à but non lucratif. Durant cette phase, vous pouvez également suivre les finances du bailleur de fonds à l'aide du système.
• Gestion des subventions : Une fois la phase de découverte terminée, le logiciel vous assiste dans la gestion des opportunités de subventions et leur suivi, tout en respectant les règles du bailleur de fonds.
• Évaluation des résultats : Enfin, le logiciel vous aide à évaluer les résultats d'une proposition de subvention et met en évidence les points à améliorer dans votre offre. Tout au long du processus, le logiciel vous envoie des alertes et vous informe des échéances et des développements. Grâce à l'automatisation, il vous aide à rester organisé.

Explorons maintenant les fonctionnalités importantes à considérer avant de choisir un système de gestion des subventions.

Fonctionnalités à prendre en compte avant de choisir un système de gestion des subventions

Pour garantir que le système de gestion des subventions vous offre les meilleurs résultats, il doit comporter des fonctionnalités clés, telles que :

• Découverte des subventions : le système doit pouvoir rechercher automatiquement diverses sources de subventions et vous alerter dès qu'elles sont disponibles.
• Demande de subvention : il doit vous permettre de soumettre facilement des demandes aux donateurs.
• Rapports et suivi : cette fonctionnalité permet de suivre l'avancement de la demande et d'examiner l'état du processus.

• Rédaction de propositions : Le logiciel doit intégrer un outil permettant de créer facilement des propositions, incluant toutes les informations nécessaires.
• Gestion des risques et contrôle de la conformité : Il doit aider à contrôler la conformité et à gérer les problèmes de non-respect des procédures légales.
• Rappel des délais : Le logiciel doit rappeler régulièrement les délais des processus de subvention.
• Rapports financiers : Il doit analyser le taux d'acceptation de vos subventions et le montant des fonds que vous recevrez.

Passons maintenant en revue les meilleurs logiciels de gestion des subventions pour les organisations à but non lucratif.

Salesforce

Salesforce propose un des meilleurs systèmes de gestion des subventions du marché, capable de vous accompagner à chaque étape du processus. Ses modules de financement sortant servent de base à ce système, facilitant le suivi, la gestion et la mise en œuvre des programmes de financement des bailleurs de fonds.

Grâce à sa gestion efficace, il relie les organisations à but non lucratif aux bailleurs de fonds et simplifie le processus de candidature. Il aide également à réaliser chaque étape avec diligence et à améliorer l'expérience du bénéficiaire. La réalisation d'une diligence raisonnable est essentielle pour permettre aux donateurs de déterminer si une organisation à but non lucratif représente un bon investissement.

Salesforce a conçu son système de gestion des subventions afin de vous fournir toutes les ressources nécessaires pour faciliter la gestion. La plateforme intégrée vous permet de vous connecter avec votre équipe, les bailleurs de fonds et les décideurs politiques. À l'aide du logiciel, vous pouvez également rechercher des solutions qui vous aideront à l'intégrer à votre CRM.

Workday

Réputé parmi les organisations à but non lucratif du monde entier, Workday propose une approche simplifiée de la gestion des subventions via sa plateforme.

Le logiciel offre une interface conviviale avec une vue complète des revenus des subventions par trimestre, du solde des subventions, des conditions générales et d'autres informations permettant de garantir le respect de toutes les exigences. Ce tableau de bord vous permet également de suivre les contributions de chaque membre de l'équipe au projet, vous donnant la possibilité de les rémunérer en fonction de leur travail.

Vous pouvez facilement gérer la conformité des subventions en respectant les exigences du concédant en matière de compte, de facturation, de rapport et de conformité. Le logiciel permet également de réduire les risques associés à la non-conformité et d'éliminer les erreurs de reporting.

En plus d'offrir des fonctionnalités essentielles, Workday vous fournit les ressources nécessaires pour améliorer votre processus de gestion des subventions.

Good Grants

Good Grants est une puissante plateforme en ligne de gestion des subventions qui vous permet de gagner du temps et des ressources tout en optimisant votre processus d'attribution.

De la planification initiale à l'évaluation des subventions, en passant par la gestion des candidatures, la soumission finale et la distribution des fonds, Good Grant vous accompagne à chaque étape. Il inclut des outils tels que la gestion des candidatures, la vérification d'éligibilité et la gestion des contrats pour améliorer vos chances d'obtenir une subvention.

Le tableau de bord de gestion de Good Grant vous donne une vue d'ensemble en temps réel de toutes les activités et vous permet de suivre l'ensemble du processus, de la soumission à la progression. Vous bénéficierez également de fonctionnalités telles que le filtrage et la recherche, la diffusion de communications par e-mail, les notifications déclenchées par e-mail et la gestion de contenu.

De plus, Good Grant utilise une détection intelligente du plagiat pour garantir l'originalité et gérer efficacement les demandes en double. Grâce aux rapports sur les subventions disponibles dans l'interface, il devient plus facile de maintenir le processus de financement sur la bonne voie.

Replicon

Si vous recherchez un système de gestion des subventions efficace conçu spécialement pour les organisations à but non lucratif, essayez Replicon. L'un des principaux atouts de ce logiciel est son système de gestion simplifié, qui vous permet de créer une segmentation à plusieurs niveaux de l'ensemble du travail et d'extraire les informations de subvention nécessaires.

Vous obtenez une vue centralisée de tous les projets pour lesquels vous avez reçu des fonds. Vous pouvez stocker les informations financières et y accéder facilement. Il vous permet également de suivre les dépenses de fonds en temps réel.

De plus, le tableau de bord intuitif vous permet de configurer des feuilles de temps et de suivi des dépenses pour les heures de bénévolat, conformément aux exigences. Grâce aux fonctions complètes de reporting de Replicon, vous pouvez facilement suivre les heures de bénévolat par rapport aux sources de subvention et vous assurer que les fonds sont dépensés de manière appropriée.

Clockify

Clockify est un logiciel de gestion des subventions gratuit qui vous permet de suivre et de gérer efficacement les subventions. De grandes entreprises comme HP, Sony, Disney, Toyota, Amazon et d'autres utilisent ce logiciel, bien que son utilisation soit gratuite.

Ce système possède une interface conviviale où vous pouvez suivre de nombreux éléments essentiels, notamment les feuilles de temps des travailleurs subventionnés, les projets et les livrables. Grâce à cette interface, vous aurez une vue d'ensemble de toutes les dépenses grâce aux factures établies par votre équipe.

Clockify vous permet de suivre l'utilisation des ressources et de définir le temps et le budget estimés pour les subventions et les livrables. Vous pouvez également prédire l'avancement des subventions en fonction de vos tâches et de vos fonds, tout en respectant les exigences.

Instrumentl

Facilitez votre processus de subvention grâce à la plateforme conviviale d'Instrumentl. Ce système utilise des algorithmes de correspondance avancés pour identifier les opportunités de subventions adaptées aux projets spécifiques de votre organisation et vous permet de consacrer du temps à des recherches approfondies.

Ce système fournit un tableau de bord centralisé, facilitant l'accès aux critères d'éligibilité, aux montants des subventions, aux rapports 990 et à d'autres informations. Ces détails vous aident à rechercher et à identifier les bailleurs de fonds qui répondent aux exigences de votre projet.

Avec Instrumentl, vous ne manquerez jamais les échéances, car il vous permet de suivre toutes vos opportunités de subventions en un seul endroit et d'afficher les tâches que vous devez accomplir. Il vous permet également de créer facilement des rapports personnalisés pour présenter vos réalisations en matière de financement et de subventions à vos équipes et à votre direction, assurant ainsi une transparence accrue.

Ce logiciel de gestion des subventions est disponible en quatre plans : Basique, Standard, Professionnel et Personnalisé, à partir de 179 $ par mois.

Optimy

Une fois que vous commencez à utiliser Optimy pour la gestion de vos subventions, vous n'aurez plus besoin de chercher d'autres alternatives pour optimiser vos programmes d'attribution. Il vous permet d'économiser des heures de travail manuel en automatisant la plupart des tâches administratives et en vous concentrant sur les aspects importants de la gestion des subventions.

Cette solution de gestion des subventions hautement configurable vous permet de standardiser votre processus d'attribution et d'améliorer la fiabilité. Ce logiciel permet de réduire les erreurs humaines et d'autres problèmes courants liés aux processus manuels et aux outils traditionnels.

Optimy peut automatiser vos tâches répétitives et vous permet de suivre efficacement l'allocation des fonds aux projets, garantissant ainsi le respect des objectifs. Il fournit une autorisation basée sur le rôle à chaque agent de subvention, ce qui est essentiel pour l'évaluation du bénéficiaire et la sécurité des opérations.

Grâce à l'interface d'Optimy, vous pouvez collecter les candidatures pour le bénévolat, le parrainage et différents programmes à impact social. Vous serez également en mesure de suivre tous les paiements provenant des subventions grâce à la gestion budgétaire et de vous assurer qu'ils sont dépensés judicieusement.

Blackbaud

Considéré comme l'un des principaux logiciels d'attribution de subventions pour les bailleurs de fonds, Blackbaud est un système de gestion des subventions méticuleusement conçu pour améliorer les opérations et les activités philanthropiques de votre organisation à but non lucratif.

Blackbaud élimine toutes les tâches manuelles et répétitives et les automatise afin de simplifier l'ensemble du processus d'attribution de subventions. Il s'agit d'un logiciel unique, capable de s'adapter à tous les types d'organisations à but non lucratif et évolutif.

Ce système de gestion des subventions peut facilement s'intégrer à votre plateforme RSE. Il vous permet de prendre des décisions éclairées concernant les candidats à une subvention en évaluant leur lien avec votre organisation.

Tout membre de votre équipe disposant des autorisations appropriées peut facilement se connecter à l'application via n'importe quel appareil et gérer le flux de travail des subventions. Il propose également l'outil GrantsConnect, qui dispose d'un gestionnaire de rapports ad hoc que vous pouvez utiliser pour avoir une vue d'ensemble de vos propositions.

OmniStar

Améliorez la responsabilité, l'efficacité et l'accessibilité financière de la gestion de vos subventions en utilisant la plateforme de gestion des subventions OmniStar. De la soumission et de l'examen à l'exécution et à la clôture, OmniStar automatise toutes les étapes et garantit une gestion simplifiée des subventions.

Les candidatures sont délicates pour tout demandeur de subvention, mais ce logiciel vous simplifie la tâche en vous permettant de prendre des décisions éclairées. En vous aidant à configurer votre projet et en automatisant les processus chronophages, OmniStar prend en charge ces tâches difficiles et vous permet de vous concentrer sur vos projets de subvention.

La plateforme SaaS d'OmniStar, spécialement conçue à cet effet, peut vous aider à gérer vos fonds et votre budget et à garantir leur bonne distribution. En tant que donateur, vous pouvez planifier les paiements et évaluer les progrès du bénéficiaire en fonction de l'accord de subvention.

Sage

Sage est un logiciel de gestion de subventions réputé, conçu pour répondre aux besoins des organisations à but non lucratif et leur permettre de réussir en simplifiant chaque processus. Il vous permet d'abandonner les processus fastidieux et répétitifs et d'automatiser chaque étape d'octroi avec rapidité et précision.

Grâce à cette plateforme, vous pouvez facilement déclarer et comptabiliser votre budget conformément à la subvention. La capacité innovante de suivi des subventions vous aide à collecter tous les frais précis pour les rapports et la facturation. Il vous permet également de facturer les coûts indirects en fonction du tarif approuvé.

De plus, vous pouvez suivre correctement les efforts des employés et les rembourser en fonction de la subvention grâce à la fonctionnalité Sage Intacct. Sage vous aide également à respecter vos délais en vous permettant de collaborer avec d'autres membres et de rester informé des plans budgétaires en toute transparence.

Avec des enregistrements et des rapports centralisés, ce logiciel vous permet de rester conforme et de donner aux auditeurs un aperçu clair de toutes les dépenses au même endroit.

Derniers mots

Choisir le meilleur logiciel de gestion des subventions pour les organisations à but non lucratif peut être une tâche complexe en raison du grand nombre d'options disponibles sur le marché.

Les informations présentées ci-dessus vous guideront et simplifieront votre recherche. Tous les outils que j'ai mentionnés ont des caractéristiques et des fonctionnalités précieuses pour optimiser le processus d'attribution des subventions, augmentant ainsi vos chances d'obtenir rapidement l'approbation de votre demande.

Choisissez donc le système de gestion des subventions qui correspond le mieux aux besoins spécifiques de votre organisation à but non lucratif.

Découvrez ensuite les meilleurs logiciels de gestion des donateurs pour la collecte de fonds.