10 meilleurs outils de documentation de logiciels en ligne

Résolvez-vous régulièrement plusieurs doutes ou questions concernant votre logiciel en ligne ?

Si la réponse est OUI, vous avez peut-être affaire à des utilisateurs qui n’ont pas encore compris votre produit et exploré tout son potentiel.

Recevoir constamment des questions sur votre logiciel peut occuper une grande partie de la bande passante de l’assistance, provoquant ainsi un épuisement fréquent de l’opérateur. Pour aider votre équipe de support à éviter ce scénario, vous pouvez essayer de créer la documentation de votre logiciel en ligne.

Qu’est-ce qu’une documentation en ligne ?

La documentation en ligne agit comme un manuel qui aide les utilisateurs à comprendre ce qu’est le produit et explique ses fonctionnalités étape par étape. Il aide même les utilisateurs à comprendre les façons possibles dont le produit peut les aider à son plein potentiel.

Vous pouvez ajouter des images, des vidéos, des GIF de produits et bien plus encore pour montrer comment les différentes fonctionnalités du produit peuvent être activées et utilisées. La documentation en ligne des solutions logicielles peut varier en fonction de la complexité du produit en question. Pour certains, la documentation peut ressembler à une section FAQ, tandis que pour d’autres, elle peut ressembler à une présentation détaillée du produit.

Comment fonctionne la documentation en ligne ?

Un outil de documentation en ligne fonctionne de plusieurs manières. Voici une liste rapide pour vous aider à évaluer comment cela peut être utile une fois mis en œuvre.

  • Fonctionne comme un système de stockage central : vous pouvez sécuriser toutes les informations relatives aux produits et créer un accès central pour les clients et les équipes de support auquel ils peuvent se référer en cas de doute sur une fonctionnalité ou son fonctionnement.
  • Gain de temps et d’énergie : lorsque vous créez un référentiel central d’informations sur les produits, vous aidez les clients et les représentants de l’assistance à gagner du temps et de l’énergie dans la recherche de la bonne solution. Vous pouvez même éviter les épuisements fréquents et aider les équipes d’assistance à se concentrer sur les problèmes d’assistance urgents.
  • Favorise l’engagement et la fidélisation : les outils de documentation logicielle vous aident également à maintenir l’engagement des clients avec la marque tout au long de leur parcours. Les clients peuvent éviter de chercher des réponses sur le produit ou ses fonctionnalités sur Internet. Ils reviendront à la ressource que vous avez développée et resteront connectés à la marque. C’est un excellent moyen de les maintenir engagés avec la marque et de les fidéliser en même temps.
  • Offre une connaissance approfondie des produits : de la configuration à toutes les fonctionnalités, vous pouvez les trouver grâce à la documentation en ligne. Vous pouvez même savoir quand la nouvelle version est sortie et en quoi elle diffère de la précédente. Il aide les prospects dans le processus de prise de décision car ils incluent également des cas d’utilisation et des études de cas de différentes industries.
  • Améliore l’expérience du service client : l’un des plus grands avantages d’avoir une documentation en ligne pour votre entreprise est d’améliorer l’expérience du service client. Vous pouvez aider votre équipe à gagner du temps et à diriger les clients vers une solution qui répond à leurs questions sans faire la queue ni anticiper un e-mail.

Comment choisir la bonne solution de documentation en ligne ?

Le simple fait de comprendre la documentation en ligne et son fonctionnement pour une organisation ne vous aidera pas à choisir le meilleur outil. Mais la liste de critères suivante peut. Voici une liste rapide des éléments qu’une entreprise doit rechercher lors du choix d’un outil de documentation en ligne.

#1. Éditeur intuitif

Un éditeur simple mais riche en fonctionnalités est indispensable lorsque vous recherchez des outils de documentation logicielle. Comprenez que non pas une mais plusieurs personnes peuvent finir par modifier un seul article dans la même vue. Par conséquent, il est important que tout le monde puisse voir qui fait quelle modification dans l’article.

#2. Recherche intelligente

L’option de recherche est une fonctionnalité importante pour toute plate-forme de documentation. Rien n’est plus catastrophique qu’un visiteur quittant votre documentation en ligne frustré au bout de quelques minutes car il ne trouve pas la bonne information ou le bon produit, même si vous l’avez en stock. Une fonction de recherche intelligente fera gagner du temps aux utilisateurs et les aidera à trouver rapidement des réponses. La recherche doit être prise en charge avec des balises, des mots-clés associés, etc.

#3. Analyse approfondie

Il est essentiel pour toute entreprise d’identifier l’évolution de sa documentation en ligne auprès de ses clients/prospects. C’est pourquoi il est important de vérifier si votre logiciel de base de connaissances vous aide à suivre les métriques suivantes :

  • Visites de pages
  • Articles les plus visités
  • Recherches infructueuses
  • Réponses de rétroaction à chaque article
  • Taux de rebond
  • Temps moyen passé sur les articles
  • Clients nouveaux ou fidèles

La liste continue. Mais si l’une des solutions logicielles propose ces métriques, n’hésitez pas à sélectionner l’option.

#4. Sécurité

Les actifs ajoutés à une base de connaissances, tels que les informations sur les produits, ses vidéos et ses images, sont de la plus haute importance pour toute organisation. Par conséquent, la protection de ces actifs devrait être l’une des priorités lors de la recherche du meilleur logiciel de documentation en ligne pour votre entreprise. Voici une liste de questions que vous pouvez poser au fournisseur de services avant de finaliser le produit :

  • Quelle est votre stratégie contre les accès non autorisés ?
  • Utilisez-vous des pare-feu ou une authentification à deux facteurs pour protéger les données ?
  • Conservez-vous la confidentialité des données ?

Des questions comme celles-ci vous aideront à clarifier la manière dont le fournisseur de services offre la sécurité des données à ses utilisateurs.

#5. Gestion des versions

La plate-forme prend-elle en charge la gestion des versions ?

En tant qu’entreprise de produits, vous devez vous assurer que l’évolution des produits est capturée et documentée. Les utilisateurs peuvent intégrer votre produit à différentes étapes d’évolution. Ils peuvent avoir besoin de revoir l’ancienne documentation pour mieux comprendre une fonctionnalité du produit. Ce n’est pas seulement utile pour les utilisateurs finaux, c’est également indispensable pour l’équipe de développement de produits.

Ainsi, la plate-forme doit prendre en charge la gestion des versions avec un horodatage.

#6. Gestion des flux de travail

Votre base de connaissances doit vous offrir des contrôles d’accès complets pour une gestion réussie du flux de travail. Par exemple, si vous êtes un administrateur, cela devrait vous permettre d’attribuer des rôles aux personnes qui accéderont au logiciel à des fins d’écriture et d’édition. Ceux qui écrivent l’article doivent avoir un accès limité, tandis que ceux qui éditent les articles auront un contrôle différent.

#sept. Personnalisation

Comme nous le savons, la personnalisation sert la satisfaction des utilisateurs et la confiance en votre marque. Cela s’applique également à votre site de documentation. Si un utilisateur atterrit sur votre site de documentation, il doit le sentir comme faisant partie de votre marque. La plate-forme devrait vous donner la liberté de personnaliser votre site de documentation en ligne, non seulement avec un logo et un favicon, mais avec un domaine personnalisé, une URL personnalisée et la conception de votre site de documentation.

Voici quelques-uns des outils de documentation en ligne les plus efficaces.

Bien que les conseils sur la façon de choisir le logiciel de documentation en ligne soient utiles, il serait bon que vous disposiez de quelques options pour lancer votre recherche du meilleur outil du secteur. Cette section explore les meilleures solutions qui peuvent vous aider à créer une documentation logicielle complète en ligne sans tracas.

Plongeons-nous !

Document360®

Document360 vous offre une solution de documentation en ligne complète qui comprend, mais sans s’y limiter, la recherche simple, le gestionnaire de catégories, la gestion des balises, les modèles d’articles, etc. Son interface utilisateur par glisser-déposer vous aide à répertorier toutes les catégories et leurs sous-catégories dans l’ordre que vous souhaitez.

Ce n’est pas tout. Il est livré avec une recherche alimentée par l’IA, un hébergement privé, des capacités de gestion des versions, une sauvegarde et une restauration, etc. Un éditeur riche est quelque chose que vous devez vérifier. Vous pouvez choisir entre un éditeur Markdown et un éditeur WYSIWYG.

Il permet une personnalisation complète des sites de documentation, et les descriptions d’articles vous permettront d’ajouter l’essentiel de l’article, ce qui facilite la recherche rapide et le référencement. Il prend en charge la collaboration au niveau supérieur avec une équipe d’éditeurs, de contributeurs et d’éditeurs. Vous pouvez également configurer des notifications pour supprimer ou mettre à jour des articles obsolètes.

Il s’intègre à une large gamme de technologies d’assistance, de chatbot et de CRO, telles que Zendesk, Intercom, Freshdesk, Drift, Zapier, Microsoft Teams, Slack et bien d’autres. En outre, vous pouvez intégrer n’importe quelle autre plate-forme à l’aide d’extraits de code JavaScript.

Le plan commence à 99 $/mois.

Cliquez sur Aide

Clickhelp, un outil de création d’aide, vous aide à créer une documentation logicielle sans tracas. Cette solution basée sur le cloud est connue pour aider ses utilisateurs à rationaliser la collaboration au sein de l’équipe de documentation. Cela signifie qu’il les aidera à suivre les modifications et à apporter d’autres améliorations après la confirmation de la personne qui rédige et édite les documents.

Il vous aide même à améliorer le contenu en offrant des informations détaillées sur les performances des articles via des rapports. Ceux qui ont des doutes sur la migration des données à partir de plates-formes telles que MS Word, HTML, CHM et autres peuvent laisser leurs soucis derrière eux. Clickhelp est spécialisé dans la migration de données à partir de ces plateformes et d’autres. De plus, son interface utilisateur simple fait de la configuration un jeu d’enfant.

Le plan commence à 55 $/mois.

Confluence

Confluence, comme d’autres solutions de documentation en ligne, aide les utilisateurs à créer des documents logiciels qui peuvent être organisés de manière catégorique. Cette arborescence de pages rend possible la recherche avancée, aidant ainsi les clients à trouver plus rapidement les articles pertinents.

En dehors de cela, vous pouvez vous retrouver à collaborer en interne avec d’autres équipes pour rationaliser l’exactitude et la qualité du contenu. Pour rationaliser la collaboration interne et sécuriser les ressources de contenu et les autorisations des utilisateurs. Cela vous aidera à partager l’accès au compte avec les équipes qui participent au processus d’écriture et d’édition.

Le plan payant commence à 55 $/mois.

Nuclino

Nuclino est un autre outil de documentation logicielle que votre organisation peut envisager lors de la recherche de la meilleure solution sur le marché. Ce fournisseur de services prétend aider ses utilisateurs à donner vie au contenu avec des éléments créatifs tels que des images, des vidéos, etc. Il prend même en charge des fonctionnalités telles que la sauvegarde automatique, qui vous aide à enregistrer la progression de votre contenu lors de la création de la documentation de votre logiciel.

En plus de cela, vous pouvez également trouver des options telles que la recherche instantanée qui aident les clients à trouver efficacement des articles pertinents. Vous trouverez également ses plus de 40 intégrations très utiles car elles rationaliseront votre travail et planifieront de futurs articles autour des mises à jour de produits et des mises à niveau de fonctionnalités sans tracas.

Le plan commence à 5 $/utilisateur/mois.

Docuware

DocuWare est populaire pour ses fonctionnalités importantes telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) qui aide ses utilisateurs à convertir le texte de l’image en données. Cela aide leurs utilisateurs à ajouter plus rapidement des données pertinentes et à les rendre accessibles à leurs clients.

Vous pouvez également suivre les versions des documents existants. Ceux-ci vous aideront à surveiller le contenu réel publié dans la version initiale et les modifications apportées à chaque nouvelle mise à jour du produit.

Lire la documentation

Read the Docs est une solution de documentation technique qui permet de créer et d’héberger gratuitement vos articles de support autour du logiciel. C’est vrai; le prestataire prétend offrir son service de documentation gratuitement. Vous pouvez gérer efficacement plusieurs versions de vos documents.

Vous n’avez pas non plus à vous soucier du paiement par utilisateur. Vous pouvez avoir autant d’utilisateurs pour gérer la documentation de votre logiciel. Le seul hic que le produit a, ce sont les publicités. Pour fonctionner gratuitement, ils utilisent des publicités comme source pour soutenir leurs opérations. Les utilisateurs optant pour la version gratuite peuvent rencontrer plusieurs publicités car leurs comptes ne sont pas sans publicité. Mais ceux qui préfèrent se passer de publicité doivent payer 5 $/projet.

GitHub

GitHub est connu pour sa capacité à aider les développeurs à consigner leurs journées de programmation dans leurs profils. Si un profil est principalement vert, cela signifie que le développeur code fréquemment et met également à jour sa progression. Mais peu de gens savent que la même plate-forme propose également un logiciel de documentation.

Apparemment, ils proposent des pages GitHub et même une plate-forme wiki pour créer votre référentiel central. Mais si vous l’intégrez à des plateformes comme Jekyll, ses pages GitHub vous aideront à créer une documentation produit complète sans tracas. Mais notez que ce sera principalement public et non privé. De plus, vous aurez besoin de bonnes compétences en développement pour maintenir la documentation opérationnelle.

Le plan payant commence à 19 $ / mois.

Quoi réparer

Whatfix vous aide à créer une présentation numérique complète de votre produit. Vous pouvez donner des conseils sur le fonctionnement du produit de la manière la plus interactive possible avec cette solution. Vous pouvez créer une documentation complète, des FAQ et plus encore avec le logiciel en place.

Il offre également une plate-forme d’analyse détaillée. Cela vous aidera à évaluer comment chaque lecteur interagit avec chaque article du référentiel, vous donnant ainsi plus de latitude pour les améliorer pour de meilleurs résultats ou même des conversions.

Papier Dropbox

Si vous pensiez que Dropbox se limite aux installations de stockage, nous dirions détrompez-vous. Leur outil de documentation, Dropbox Paper, est très populaire pour être un outil de co-édition. Il promet de réunir à la fois la création et la coordination. Il est parfait pour créer des référentiels à des fins internes et externes.

Ce qui est intéressant, c’est sa capacité à accueillir des images, des fichiers audio, des vidéos et d’autres types de créations dans les articles. La seule chose qui rend difficile pour beaucoup de gens de choisir cet outil est sa capacité de dossier limitée. De plus, ce sera gratuit pour ceux qui ont déjà un compte Dropbox. Mais si vous souhaitez un abonnement séparé, il est conseillé de prendre contact avec leur équipe.

HelpDocs

HelpDocs est également l’un de nos meilleurs choix. En effet, tout comme les autres de cette liste, HelpDocs vous offre également la possibilité de créer de la documentation, de les héberger sous leurs services et même de surveiller les performances de tous les articles que vous créez.

Ce logiciel offre également la fonctionnalité glisser-déposer qui vous aide à classer les articles en fonction de leur importance ou de leur séquence dans le produit. Il vous aide même à marquer quelques articles séparément dans l’éditeur pour les rédacteurs ou les équipes de produit. Ces marqueurs les aideront à identifier les articles qui doivent être mis à jour pour de meilleures performances et une meilleure expérience client.

Le plan pour cet outil commence à 46 $/par mois.

Êtes-vous prêt à choisir le meilleur outil de documentation en ligne ?

Vous craignez que les clients ne comprennent pas votre produit ? Que diriez-vous de créer une documentation logicielle qui les aide à comprendre son objectif, ses fonctionnalités et ses caractéristiques ?

En créant une documentation logicielle complète, vous pouvez vous assurer que les clients trouvent toutes les réponses liées à votre produit en un seul endroit. Ils peuvent également éviter d’aller soutenir les équipes et gagner du temps et de l’énergie. Construire une documentation à partir de zéro peut être une tâche fastidieuse et nécessiterait plus de ressources de votre côté. Dans ce cas, il serait bon d’utiliser un logiciel de documentation en ligne pour créer des documents d’aide pour les clients.

Pour vous aider à démarrer, nous avons répertorié les meilleures options pour démarrer votre voyage vers le choix du meilleur outil de documentation en ligne pour votre entreprise. Nous espérons que cela vous aidera !

Vous pouvez également voir comment créer une belle documentation d’API.

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