10 façons d'automatiser les tâches Gmail pour augmenter l'efficacité

Face à un flux constant de centaines d'emails chaque jour, il devient difficile de discerner ce qui mérite réellement notre attention. Des actions routinières telles que répondre, transférer, classer, archiver, supprimer ou encore programmer des rappels peuvent sembler anodines, mais leur accumulation finit par engloutir des heures de travail précieuses.

Fort heureusement, il est possible d'automatiser une grande partie de ces tâches grâce aux fonctionnalités natives de Gmail et à des outils tiers. Certes, cela demande un peu de configuration initiale, notamment la mise en place de filtres, mais le gain de temps hebdomadaire justifie amplement cet effort.

Cet article explore diverses méthodes pour automatiser les tâches courantes dans Gmail, dans l'objectif de gagner du temps et de réduire considérablement le stress lié à la gestion de la messagerie.

Ajouter une signature automatique à vos emails

Intégrer votre signature personnalisée à vos emails est un excellent moyen de renforcer votre image de marque. Si vous ajoutez votre signature manuellement à chaque email, il serait judicieux d'automatiser ce processus. Voici comment configurer Gmail pour qu'il ajoute automatiquement votre signature à tous vos nouveaux emails et à vos réponses :

Cliquez sur l'icône en forme d'engrenage, puis sélectionnez "Voir tous les paramètres".

Dans l'onglet "Général", localisez la section "Signature". Sous l'en-tête "Signature par défaut", choisissez la signature à utiliser pour les "Nouveaux e-mails" et/ou "En réponse/Transfert".

Désormais, votre signature sera ajoutée automatiquement à chaque email que vous rédigez ou auquel vous répondez. Si vous n'avez pas encore de signature, vous pouvez en créer une dans cette même section.

Mettre en place des filtres

Le système de filtrage de Gmail vous permet d'appliquer automatiquement des actions aux emails entrants. Vous pouvez, par exemple, déplacer des emails vers un dossier spécifique, les archiver, les supprimer, les transférer, et bien d'autres actions encore, sans aucune intervention manuelle. Voici comment procéder :

Cliquez sur le bouton "Afficher les options de recherche", situé à l'extrémité de la barre de recherche en haut de la page.

Vous trouverez ici plusieurs critères pour spécifier les emails que vous souhaitez filtrer : nom de l'expéditeur, mots contenus dans l'email, mots exclus, objet, pièces jointes, et période. Renseignez ces informations selon vos besoins, puis cliquez sur "Créer un filtre".

Vous visualisez maintenant toutes les actions applicables aux emails entrants et déjà stockés (facultatif). Vous pouvez sélectionner plusieurs actions, mais si une action en empêche une autre, elle sera automatiquement désactivée. Une fois votre sélection effectuée, cliquez sur "Créer un filtre" pour terminer la configuration.

Vous pouvez modifier ou supprimer les filtres créés dans les paramètres Gmail, onglet "Filtres et adresses bloquées".

Activer l'envoi et l'archivage simultanés

Pour maintenir une boîte de réception ordonnée, vous pouvez archiver les emails auxquels vous avez déjà répondu et que vous ne souhaitez plus voir apparaître dans votre boîte de réception. Pour simplifier cette démarche, activez l'option "Envoyer et archiver" dans les paramètres Gmail. Ainsi, un email sera automatiquement archivé dès que vous y aurez répondu.

Pour cela, accédez aux paramètres Gmail, et sous l'onglet "Général", activez le bouton "Afficher le bouton « Envoyer et archiver » dans la réponse".

Un nouveau bouton d'envoi apparaîtra lorsque vous répondrez aux emails. Cliquez simplement dessus, ou utilisez le raccourci clavier Ctrl+Entrée, pour envoyer votre réponse et archiver automatiquement l'email.

Utiliser des réponses pré-rédigées

Optimisez votre productivité en créant des modèles d'emails que vous utiliserez pour répondre à des demandes récurrentes. Cette configuration initiale permet de rédiger des réponses complètes en un seul clic.

Pour commencer, activez cette option. Accédez aux paramètres Gmail, et sous l'onglet "Avancé", activez l'option "Modèles".

Pour créer un modèle, rédigez un brouillon, puis cliquez sur le menu "Plus d'options" et survolez "Modèles". Vous pourrez visualiser les modèles existants et enregistrer le brouillon comme nouveau modèle.

La prochaine fois que vous voudrez utiliser un modèle, il suffira de le sélectionner dans cette liste. Il s'ajoutera automatiquement à votre email. Vous pouvez également utiliser l'extension "Canned Responses Ultimate Gmail", qui offre des fonctionnalités de personnalisation et de gestion encore plus avancées.

Programmer l'envoi d'emails

Si vous devez envoyer un email à une heure précise, ou que vous souhaitez ne pas oublier de l'envoyer, vous pouvez programmer son envoi automatique. Rédigez simplement l'email, cliquez sur la flèche à côté du bouton "Envoyer", puis sélectionnez "Programmer l'envoi".

Vous pouvez choisir parmi les horaires suggérés, ou cliquer sur "Choisir la date et l'heure" pour sélectionner un créneau précis dans le calendrier.

L'extension Right Inbox propose des options de planification et de rappel plus complètes.

Transférer automatiquement les emails

Si vous utilisez plusieurs comptes Gmail, vous pouvez centraliser leur gestion en transférant automatiquement les emails entrants d'un compte à l'autre. Voici la marche à suivre :

Dans les paramètres Gmail, accédez à l'onglet "Transfert et POP/IMAP", puis cliquez sur "Ajouter une adresse de transfert".

Saisissez l'adresse de votre autre compte, cliquez sur "Suivant", puis confirmez l'invite.

Un code de confirmation sera envoyé à l'autre compte. Copiez ce code, puis collez-le dans la fenêtre de vérification pour activer le transfert.

Une fois la vérification effectuée, vous pouvez personnaliser la façon dont les emails sont traités après leur transfert.

Configurer une réponse automatique d'absence

Si vous êtes indisponible pour répondre aux emails, vous pouvez activer un répondeur automatique pour informer vos contacts de votre absence et de votre date de retour.

Pour cela, ouvrez les paramètres Gmail, puis accédez à la section "Répondeur automatique" sous l'onglet "Général".

Vous pouvez rédiger votre message, et indiquer la date de début et de fin du répondeur. Vous pouvez aussi préciser si le message doit être envoyé à tous les emails, ou uniquement à vos contacts.

Après avoir effectué les réglages souhaités, cliquez sur "Enregistrer les modifications" pour activer le répondeur d'absence.

Organiser automatiquement vos emails

L'outil en ligne SaneBox vous aide à organiser vos emails à l'aide d'étiquettes et de règles prédéfinies. Il crée automatiquement des étiquettes pour classer vos emails, existants et nouveaux, vous permettant de vous concentrer sur les emails importants.

Les étiquettes incluent par exemple "Actualités", "Plus tard", "Supprimer plus tard", "Pas de spam", "Pas de réponse", "Pièces jointes" et des dossiers pour mettre en attente les emails. Vous pouvez mettre en attente des emails moins importants, ou recevoir des rappels pour les emails sans réponse.

En déplaçant manuellement les emails vers un dossier, vous entraînez l'outil à envoyer automatiquement ces emails vers le même dossier la prochaine fois.

Pour commencer, vous devez autoriser SaneBox à gérer votre compte Gmail, puis suivre les instructions étape par étape. L'outil appliquera ensuite automatiquement les modifications à votre boîte de réception, sans nécessiter de téléchargement ou d'installation.

Un essai gratuit de 15 jours est offert, avant de devoir passer à un abonnement payant pour continuer à l'utiliser.

L'extraction de données d'emails entrants peut s'avérer très utile pour les entreprises, notamment pour la gestion de factures, dépenses, commandes et tickets de support. Les utilisateurs réguliers peuvent aussi en bénéficier pour extraire des données telles que les abonnements, les reçus, ou les plannings d'événements.

Dans ce but, Mailparser est un excellent outil qui extrait des informations selon des règles que vous définissez. L'outil vous fournit une adresse email unique où transférer les emails. Il extraira automatiquement des informations spécifiques selon les règles établies.

Les règles peuvent être basées sur des mots-clés, la position, un modèle, les données d'en-tête, les pièces jointes, etc., vous assurant que seules les informations souhaitées sont extraites. Ces données peuvent ensuite être exportées vers une feuille de calcul ou un logiciel CRM.

Une version gratuite vous permet d'extraire les données de 30 emails par mois. Pour un volume plus important, il faudra souscrire à un abonnement payant.

Pour une automatisation complète, une solution dédiée est nécessaire. Je recommande Zapier, car la plupart des autres outils d'automatisation se limitent à la planification et au filtrage. Bien que Zapier serve principalement à automatiser les tâches entre plus de 5000 applications, nous allons nous concentrer sur l'automatisation de Gmail.

Grâce à des règles simples "Si ceci, alors cela", vous pouvez créer des automatisations illimitées pour vos tâches Gmail. Voici quelques exemples d'automatisation possible :

• Enregistrez automatiquement les pièces jointes sur votre stockage cloud préféré.
• Créez des tâches à partir de nouveaux emails et envoyez-les automatiquement à des outils comme Trello.
• Envoyez les nouveaux emails répondant à des critères spécifiques vers des applications de messagerie d'équipe telles que Slack pour informer automatiquement les membres de l'équipe.
• Enregistrez les données de certains types d'emails dans Google Sheets. Idéal pour les formulaires ou les enquêtes.
• Initiez une action automatique sur un email en le marquant manuellement comme lu ou comme suivi.
• Envoyez un email en fonction d'un événement dans une autre application, comme la réception d'un fichier dans Slack ou le démarrage d'un événement dans Google Agenda.
• Si quelqu'un vous contacte, ajoutez automatiquement ses coordonnées à votre logiciel CRM.
• Créez des événements Google Agenda à partir de nouveaux emails tels que des réservations ou des invitations.
• Créez des listes de tâches à partir de nouveaux emails et envoyez-les à des applications telles que Todoist.
• Envoyez des réponses d'absence à des personnes spécifiques ou à des emails contenant des informations spécifiques.

Zapier offre un essai gratuit de 15 jours. Vous devrez ensuite choisir un forfait payant pour continuer à l'utiliser.

Conclusion 🖋️

Toutes ces options d'automatisation de Gmail sont très utiles. J'apprécie particulièrement la fonctionnalité de filtrage qui peut être utilisée de manière créative pour gagner en efficacité. On peut, par exemple, envoyer automatiquement les emails avec pièces jointes vers une étiquette spécifique, ou configurer des réponses pré-rédigées pour certains types d'emails.

Je vous recommande également d'explorer Zapier, dont l'essai gratuit de 15 jours est suffisant pour trouver des automatisations qui vous feront gagner du temps.

N'hésitez pas à explorer les paramètres de Gmail pour optimiser votre expérience utilisateur.